1. Inledning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktig för Volati Handel Service (fortsättningsvis SBP) som ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Syftet med att tillhandahålla denna policy är att tydliggöra varför och på vilket sätt vi behandlar personuppgifter. Vi ber därför om att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn och återkoppla till oss om några frågor uppstår kring dess innehåll.

2. Integritetspolicyns tillämpningsområde

2.1 FÖR VEM GÄLLER POLICYN

Denna Integritetspolicy är tillämplig på individer som är:

kunder (d.v.s. andra affärsenheter i koncernen, vilka hädanefter benämns som Kund) och som nyttjar våra tjänster
våra kunders kunder, d.v.s. återförsäljare, och leverantörer vilka benämns som kunders Samarbetspartners hädanefter
våra egna samarbetspartners, nedan benämnda som Leverantörer
individ som söker anställning i SBP (benämns nedan som Kandidat)
Olika kapitel kommer att skilja i relevans beroende på individens relation till SBP.

2.2 FÖR VAD GÄLLER POLICYN

Denna Integritetspolicy reglerar hur SBP samlar in och behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster som ett Shared-Service-Centerbolag inom funktionerna Lager och logistik, IT, Ekonomi/HR, Miljö- och kvalitet. Policyn reglerar således personuppgiftshantering för de som har ett anställningsförhållande och där SBP är en HR-part, samt personuppgiftshantering där SBP behandlar utefter affärsförhållanden.

3. Behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. SBP behandlar endast personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för att kunna tillhandahålla våra tjänster eller andra ändamål som framgår nedan. SBP hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till oss.

3.1 FÖR DIG SOM ÄR KUND TILL Salix Business Partner AB

3.1.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter samt typ av uppgifter

Då SBP är sina kunders huvudsakliga leverantör av HR- tjänster syftar viss behandling till att administrera anställningsförhållanden och som stöds av de rättsliga grunderna att uppfylla ett avtal och/eller att fullgöra en rättslig förpliktelse
SBP behandlar anställdas personuppgifter för att kunna:

utföra de skyldigheter arbetsgivaren har enligt anställningsavtalet samt enligt lagar och avtal på arbetsmarknaden
utföra annan personaladministration (medarbetar-/lönesamtal, enkäter etc.)
utföra behörighetskontroll
utföra säkerhets- och katastrofplanering

De personuppgifter som behandlas för att uppnå ovanstående ändamål är

Personnummer
Namn
Telefonnummer
Mejladress och övriga adressuppgifter
Bankkontonummer
Närmast anhöriguppgifter (frivilligt)

De anställdas personuppgifter är också nödvändiga för SBP att behandla i syfte att de ska kunna utföra ett arbete i enlighet med kundernas affärsidé och uppgjorda samarbetsavtal. Som kundernas huvudsakliga leverantör av IT-tjänster och digitala lagringsytor innebär det att nedan personuppgifter behandlas:

Namn
Användarnamn
Arbetsplatsrelaterade e-mejladresser, telefonnummer och övriga adressuppgifter
Befattning
Uppgifter som registreras självmant och frivilligt uppges
Jobbrelaterade publikationer där anställd kan förkomma med namn och bild, såsom i digitalt och tryckt material kring olika event i exempelvis sociala medier och kampanjmaterial
Innehåll som anställda själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll
Publicering av namn och profilbild på den anställde på kundens eller samarbetspartners (inom koncernen) webbplats/Intranät eller dyl.
Uppgifter som kan komma att dokumenteras i samband med medarbetarsamtal

Nämnda uppgifter stöds av den rättsliga grunden att uppfylla ett avtal. (Personuppgiftsbiträdesavtal mellan SBP och kunden)
I byggnader som SBP är nyttjanderättsförehavare för kan det förekomma kameraövervakning i syfte att förbygga stölder och inbrott, samt för att kunna spåra försvunnet gods (fellastningar/lossningar). I dessa fall kan rörliga bilder vara en personuppgift som behandlas. SBP stödjer sig mot den rättsliga grunden att ha ett berättigat intresse för sådan kameraövervakning.

3.1.2 Särskild/känslig personuppgift

SBP har rättslig förpliktelse att behandla uppgifter som faller inom kategorin särskilda/känsliga personuppgifter då det gäller hälsouppgifter kopplat till arbetsmiljön, sjuk-/olycksstatistik etc.
På frivillig basis kan även anställda låta meddela uppgifter som behandlas av företaget i olika syften såsom:

Hälsouppgifter som kan vara bra för arbetsgivaren att känna till om olyckan är framme (allergier, hjärtproblem, blodsjukdomar etc.)
Nära anhöriguppgifter att kontakta om olyckan är framme
Uppgifter som kan framkomma i medarbetarsamtal/enkäter

3.1.3 Behandlingar och lagringstid av personuppgifter

Beroende på typ av personuppgift och syfte med behandlingen sker olika slag av behandling. Kunden som är personuppgiftsansvarig har tillgång och behörighet att själv utföra flertalet behandlingar men i fallet om Lagring är det SBP som ensamt äger uppgiften. SBP och Kunden delar annars ansvar för behandlingar av typen:

Insamling
Registrering
Läsning
Utlämning
Bearbetning/ändring
Radering

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. Personuppgifter ska aldrig sparas längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

Generellt raderas de anställdas uppgifter vid avslut av anställning enligt uppgjord checklista. Den anställde kan även själv radera uppgifter i många system utefter den befattning/behörighet som den anställde har. SBP är dock skyldig att spara vissa uppgifter för att kunna utföra sådana åtaganden som arbetsgivaren har rättslig förpliktelse för även efter anställnings upphörande. Det gäller t.ex. tidrapporter, kontrolluppgifter, statistik, lön- och pensionsåtaganden.

3.2 FÖR DIG SOM ÄR SAMARBETSPARTNER TILL SBP KUNDER

3.2.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter samt typ av uppgifter

Kundernas återförsäljare och leverantörer ingår i ett affärssamarbete där SBP tjänster inom funktionerna Lager och logistik, IT och Ekonomi nyttjas. SBP personuppgiftsbehandling stöds i detta avseende av de rättsliga grunderna att uppfylla ett avtal och/eller att fullgöra en rättslig förpliktelse
SBP behandlar våra kunders samarbetspartners personuppgifter för att kunna:

Sköta kund- och leverantörsreskontra
Hantera distribution och retur/reklamation
Utföra IT-teknisk support
Tillhandahålla digitala plattformar och funktioner
Lagra digitalt material avseende marknadsföring, statistik, register etc.

De personuppgifter som behandlas för att uppnå ovanstående ändamål är:

Namn på kontaktperson/er
Telefonnummer - arbetsplats
Mejladresser – arbetsplats

I det fortsatta affärssamarbetet kan ytterligare uppgifter komma att samlas in beroende på vilka aktiviteter som utförs inom samarbetet. SBP behandling blir i detta avseende Lagring av olika data. Vilken typ av personuppgifter som kan förkomma i dessa sammanhang varierar med syftet för insamlandet. Det kan röra sig om foton, rörliga bilder, andra namn- och adressuppgifter. Karakteristiska sätt som SBP får tillgång för att lagra sådana uppgifter är:

Uppgifter som tillhandahålls oss eller våra kunder direkt
Uppgifter som registreras vid besök på kundens hemsida/webbshop
Uppgifter som tillhandahålls genom offentliga register
Uppgifter som våra kunder får vid anmälan till deras evenemang eller utbildningar
Uppgifter som våra kunder får vid anmälan till nyhetsbrev och andra utskick
Uppgifter som våra kunder får vid svar på enkäter och undersökningar
Uppgifter som våra kunder får då anställning söks hos dem, då besök görs hos dem eller på annat sätt då kontakt tas med dem eller oss

3.2.2 Särskild/känslig personuppgift

De eventuellt särskilda/känsliga personuppgifter som kan komma att behandlas av SBP rör hälsouppgifter som kan nämnas i samband med bokningar av evenemang av något slag. Det kan röra sig om matallergier eller liknande.

3.2.3 Behandlingar och lagringstid av personuppgifter

Beroende på typ av personuppgift och syfte med behandlingen sker olika slag av behandling. Beroende på kundens befattning/behörighet kan flertalet behandlingar utföras av denne eller dess samarbetspartner själv, utan medverkan från SBP. De behandlingar som SBP kan vara involverade i är dessa:

Registrering
Lagring
Läsning
Utlämning
Bearbetning/ändring
Radering

3.3 FÖR DIG SOM ÄR LEVERANTÖR TILL SBP

3.3.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter samt typ av uppgifter

Leverantörer till SBP utför tjänster (transportörer, personaluthyrning, IT-support etc.) eller säljer produkter (emballage, maskiner, hård- och mjukvara etc.). Den lagliga grunden till att behandla personuppgifter sett till denna relation är att uppfylla ett avtal, att fullgöra en rättslig förpliktelse och/eller finns det ett berättigat intresse.

SBP behandlar leverantörers personuppgifter för att det är en del av tjänsten och/eller produktinköpet och därmed för att administrera vår nuvarande och framtida affärsrelation.
De personuppgifter som behandlas för att uppnå ovanstående ändamål är:

Namn på kontaktperson/er
Telefonnummer - arbetsplats
Mejladresser – arbetsplats

I det fortsatta affärssamarbetet kan ytterligare uppgifter komma att samlas in beroende på vilka aktiviteter som utförs inom samarbetet. Syftet med en sådan insamling och behandling ska alltid finna stöd i en laglig grund.

3.3.2 Särskild/känslig personuppgift

Ej relevant för denna kategori

3.3.3 Behandlingar och lagringstid av personuppgifter

De behandlingar som är aktuella för SBP att utföra inom sådant samarbete är:

Insamling
Registrering
Lagring
Läsning
Utlämning
Bearbetning/ändring
Radering

3.4 FÖR DIG SOM ÄR KANDIDAT

3.4.1 Ändamålen med behandling av personuppgifter samt typ av uppgifter

SBP vill försäkra sig om att du som Kandidat kommer att trivas hos oss, och att vi tillsammans kan nå framgångar med våra arbetsresultat. Av den anledningen är det viktigt att vi får ta del av alla relevanta uppgifter om dig.

De personuppgifter som SBP behandlar gällande rekrytering utgår från de uppgifter som lämnas av dig som Kandidat via den webbportal som är avsedd för detta, eller som lämnas till den rekryterare vi anlitat. SBP vill säkerställa korrekt personuppgiftshantering och hänvisar därför alltid till avsedd webbportal eller till angiven rekryteringspartner.

SBP kommer inte att behandla några uppgifter om dig utan att du först lämnat ditt medgivande i samband med din ansökan. De personuppgifter vi sedan kan komma att behandla om dig utgörs av de obligatoriska:

Namn
E-postadress
Telefon
CV – innehållandes relevanta uppgifter för tjänsten du söker. Sådana uppgifter kan bestå av personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, referenser etc.

Undvik att förse oss med personuppgifter som du inte samtycker till att vi behandlar och begränsa utlämnandet av personuppgifter till det som är relevant för rekryteringsprocessen.

I rekryteringsprocessen kan SBP komma att efterfråga ytterligare uppgifter om dig. Det kan röra sig om uppgift från bakgrundskontroll (t.ex. belastningsregister), resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro etc.) Det kan hända att du i samband med utförande av tester, på begäran av oss, kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter.

3.4.2 Särskild/känslig personuppgift

De eventuellt särskilda/känsliga personuppgifter som kan komma att behandlas av SBP rör sådana uppgifter som du själv väljer att dela med dig av i ditt eller personliga brev till oss. Det kan även röra sig om uppgifter vi ber om enligt ovan beskrivning av bakgrundskontroller, referenser etc.

3.4.3 Behandlingar och lagringstid av personuppgifter

För insamling och registrering av personuppgifter hänvisas alltid till webbportal och/eller rekryterare. Vad gäller lagring anlitas tredje part i webbportalsleverantör och/eller rekryterare som särskilt personuppgiftsbiträdesavtal upprättats med. Enligt relevanta aktiviteter förknippade med rekryteringsprocessen utför SBP följande behandling:

Läsning
Lagring
Utlämning
Bearbetning/ändring
Radering

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling. Uppgifterna sparas tills rekryteringsprocess är avslutad, eller raderas tidigare om medgivande återtas. Efter avslutad process meddelas om: att anställningen är tillsatt, vi för närvarande inte har några lediga tjänster eller att du som kandidat erbjuds jobbet.
Sparande eller raderande kan sedan ske utefter olika scenarion:

Anställningen är tillsatt och vi finner inte behov att spara några uppgifter – meddelande går ut om detta samt att uppgifterna sedan raderas. Du är välkommen att återigen söka tjänst hos oss
Anställningen är tillsatt och vi frågar efter ditt medgivande till att få behålla dem för framtida tjänstetillsättningar. Uppgifterna raderas efter 24 månader om du inte har satt någon annan gräns eller tagit tillbaka ditt medgivande tidigare. Du meddelas när uppgifterna blir raderade. Du är välkommen att återigen söka tjänst hos oss
Du har inkommit med en spontan-/intresseansökan. Beroende på hur tillämpliga dina meriter är kan scenario ske utefter punkt 1 eller 2 ovan
Du har fått och påbörjar anställningen. SBP har rättslig förpliktelse gentemot Diskrimineringslagen att kunna bevisa vilka meriter som legat till grund för din anställning. Därav sparas dessa handlingar i 24 månader.

I och med din anställning kommer sedan annan personuppgiftsbehandling ifråga, vilket informeras om i specifik Personuppgiftspolicy i anslutning till din anställning.

4. Användande av SBP webbplats och Cookies

Vi använder även tredjepartsanalystjänster på våra webbplatser, såsom Google Analytics. Analysleverantörerna som hanterar dessa tjänster använder sig av teknologier såsom cookies, webbserverloggar och webbfyrar för att hjälpa oss att analysera hur du använder våra webbplatser. Den information som samlas in genom dessa metoder (inklusive IP-adress) kan lämnas ut till dessa analysleverantörer och andra berörda tredje parter som använder denna information för att exempelvis utvärdera användningen av webbplatserna. För mer information om dessa analystjänster och hur du kan välja att inte delta, besök följande webbplats: Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Vill du inte acceptera cookies kan din webbläsare ställas in så att du automatiskt nekar till lagring av cookies eller informeras varje gång webbplatsen begär att få lagra en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information.

5. Skyddet för personuppgifter

SBP har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar, behörighetsbegränsning och lösenordsskydd.

SBP anställda är skyldiga att följa regler för informations- och IT-säkerhet, särskild personuppgiftspolicy för anställda samt andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

6. Delning av personuppgifter utanför SBP

SBP kommer inte att sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för de tjänster SBP tillhandahåller kan personuppgifter lämnas vidare till samarbetspartners eller andra aktörer om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av tjänsterna.

Parter som SBP kan komma att lämna ut personuppgifter till kan i undantagsfall befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. Om SBP lämnar ut personuppgifter till leverantörer utanför EES kommer vi vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, myndighets- eller domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall SBP omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

7. Personuppgiftsansvarig

Volati Handel Service AB, org. Nr. 556805-9090, Bjurögatan 28, 211 24 Malmö, är personuppgiftsansvariga för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

8. SBP som personuppgiftsbiträde

SBP agerar personuppgiftsbiträde vid behandling av Kunders och Kunders samarbetspartners personuppgifter. När SBP behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av personuppgiftsansvarig (Kunden) och vi är då bundna av de instruktioner som tillhandahållits av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kommer SBP att säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i enlighet med denna Integritetspolicy.

9. Dina rättigheter

Varje individ har enligt dataskyddsförordningen rätt att få besked om vilka personuppgifter som SBP behandlar om hen samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att begära att vi rättar eventuella felaktiga personuppgifter eller radera de personuppgifter vi har registrerade om dig. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter. Om du gjort sådan begäran fortsätter vår behandling av dina personuppgifter enbart i de delar vi har skyldighet enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut att behandla dem. För att utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss via nedan angiven E-post. Du kommer att behöva kunna identifiera dig på ett säkert sätt för att vi ska kunna agera i enlighet med din begäran.

privacy@salixbp.se

10. Ändringar i denna integritetspolicy

SBP förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på vår webbplats. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på samtycke och vi förändrar denna Integritetspolicyn på ett väsentligt sätt kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och i de fall det krävs begära in ett nytt samtycke för fortsatt behandling.